Deux salariés sur trois estiment perdre trop de temps au travail selon l’institut Easy-Pannel. La raison ? Des interruptions du rythme du travail auxquelles on ne prête pas attention, qui paraissent anodines, mais qui, cumulées représentent une perte significative de productivité.
Vous l’avez compris, les télésecrétaires qui tiennent des permanences téléphoniques, et plus spécifiquement à domicile, sont inévitablement sujettes à ces problèmes. En effet, le flux permanent d’appels entrants à gérer rythme de manière aléatoire leur journée. Evidemment, ces interruptions nuisent à la concentration et empiètent sur la productivité.

Néanmoins, prendre de bonnes habitudes de travail suffisent pour gagner du temps et ne plus le voir filer !

1. Gérez les gros dossiers le matin

Les deux premières heures de la matinée représentent le créneau où la motivation et la concentration sont à leur maximum. Vous êtes en effet plus en forme. Profitez-en pour dédier ces deux heures aux dossiers complexes, puis passez aux e-mails.

2. Fixez des objectifs temporels pour certaines tâches

Donnez vous des objectifs à effectuer pendant une tranche précise de votre temps (20, 30 minutes) et gardez une trace de vos actions pendant la journée. Cette méthode permet d’introduire une discipline dans votre journée, surtout si vous travaillez à domicile. En effet, si vous vous accordez une durée précise pour effectuer une tâche, vous allez inconsciemment respecter la deadline.

3. La méthode « CAP » : pour une boîte mail organisée

Pour être performant : se focaliser sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux actions différentes, c’est pourquoi il est primordial de bien trier ses mails ultérieurement.

  • « Classer » : classez vos mails en deux catégories : ceux qui nécessitent une réponse immédiate et ceux que vous devez conserver.
  • « Action » : répondez rapidement aux mails ou actions qui nécessitent une réponse rapide.
  • « Poubelle » : ne vous noyez pas dans une quantité monstre de mails d’information, lisez les et supprimez le.

4. A la fin de la semaine, faites un bilan. 

Il est essentiel d’analyser ce que vous avez fait pendant la semaine. D’une part, faites le point sur les objectifs que vous avez tenus et ceux qui n’ont pas été atteints : le nombre d’appels entrants pris, ceux qui ont été rejetés. Il est important en effet que vous puissiez avoir une idée précise de ce que votre méthode de travail vous permet d’accomplir sur une semaine. Votre permanence téléphonique doit être optimale. D’autre part, faites le bilan des heures que vous avez passées à réellement travailler. Vous pourrez ainsi adapter votre manière de travailler en fonction du ratio entre les objectifs atteints et le temps passé à travailler.

5. Un temps pour le travail et un temps pour la vie perso.

En parlant de temps de travail, il est primordial que vous délimitiez clairement votre temps de travail pour que vous ne soyez pas tentés de le faire déborder sur celui de votre vie privée. Veuillez toujours à avoir respecter un équilibre temps de travail-vie privée prédéfini, sous peine de vous disperser et d’être moins efficaces.