Secrétaire freelance : comment trouver des clients ?
Vous venez de créer votre entreprise et vous dites à qui veut l’entendre « je suis chef d’entreprise ». Lorsque l’on décide de devenir secrétaire indépendante, la 1re crainte est bien évidemment celle de ne pas trouver de clients.
En effet, trouver des clients et surtout les fidéliser n’est pas toujours facile lorsque l’on est dans nos débuts. Chacune peut avoir des sentiments mitigés quant au démarchage commercial et penser que la capacité à vendre est innée. Cependant, il est important de se rappeler que vous êtes une secrétaire indépendante et donc vous travaillez seule.
Développer votre réseau
La règle des 3 cercles
Une fois que votre projet est lancé, la prochaine étape est de le faire connaître au plus grand nombre. La communication est la clef de la réussite ! Afin de maximiser vos chances de réussite, il est important d’appliquer “la règle des 3 cercles”.
Dans un premier temps, vous devez mobiliser votre premier cercle. Il est constitué des personnes de votre entourage : votre famille, vos amis… Ces personnes seront les plus réactives parce qu’elles vous connaissent et veulent vous voir réussir.
Pour mobiliser votre entourage, vous pouvez en parler de vive voix, envoyez un message. Précisez-leur que s’ils souhaitent vous soutenir, ils peuvent partager votre projet sur leurs réseaux sociaux ou encore en parler autour d’eux.
Une fois votre entourage mobilisé, c’est au tour du 2e cercle. Il est composé de l’ensemble des connaissances de votre premier cercle, c’est-à-dire les amis de vos amis, les amis de votre famille… Ces personnes vont découvrir votre projet grâce au bouche à oreille, aux différents partages sur les réseaux sociaux de votre entourage.
Enfin, voilà sûrement l’étape la plus difficile, mobiliser le troisième cercle. Il est constitué de personnes, d’internautes inconnus. C’est le moment de communiquer de façon plus large, notamment via les médias, les collectivités locales et les supports de communication de vos partenaires. Sur les réseaux sociaux, identifiez les influenceurs pertinents en lien avec votre univers et activez-les en leur envoyant un message de présentation.
Le BNI et les salon professionnels
Le BNI (Business Network International) est un réseau d’affaires professionnel basé sur la recommandation mutuelle. Il rassemble des dirigeants d’entreprises, des professions libérales, des TPE et PME qui souhaitent développer leurs affaires. Participer aux réunions BNI peut coûter cher à une secrétaire qui débute. Si vous cherchez autour de vous, il existe sûrement des réseaux professionnels plus accessibles pour quelques dizaines d’euros à l’année, et qui organisent régulièrement des rencontres conviviales pour échanger des recommandations et cartes de visite.
Le salon des entrepreneurs par exemple, récemment renommé Go Entrepreneurs est l’événement N° 1 en Europe pour les dirigeants d’entreprises qui souhaitent échanger et rencontrer des nouveaux partenaires ou clients. Parfait pour vendre vos services de secrétaire indépendante.
Espace coworking
Les espaces de coworking sont fréquentés par des entrepreneurs et de petites entreprises qui y travaillent ou y tiennent des réunions. Ces espaces favorisent les rencontres et les échanges avec d’autres professionnels, offrant ainsi une opportunité abordable pour réseauter.
Les recommandations client
Si vous avez déjà des clients qui sont satisfaits de vos prestations, expliquez-leur que vous développez votre activité, et que vous ne seriez pas contre du bouche-à-oreille. Un client qui parle de vous a un impact non négligeable auprès de son réseau.
Soyez visible
Les journaux locaux
Un simple article dans votre journal local vous permettra de vous démarquer dans votre région. C’est très bien si vous cherchez des clients dans votre région. Les entreprises de votre secteur peuvent trouver un avantage non négligeable de faire appel à une prestataire dans leur secteur géographique.
Communication print
Déposer des cartes de visites et/ou des flyers à des endroits stratégiques.
- Le boulanger réputé de votre quartier où les artisans et les petites entreprises de votre ville vont acheter leur sandwich de midi.
- Les magasins de vente de fournitures de bureaux (Bureau vallée, Office dépot etc.)
- Les centres d’affaires qui concentrent plusieurs petites entreprises, demandez à l’accueil de laisser vos cartes en libre-service.
La signalétique véhicule permet de toucher un très large public, environ 10 000 à 150 000 personnes par jour en fonction de la fréquence, du moment et du lieu de déplacement. Contrairement à des supports de communication papier, votre voiture est un outil de communication visible 7 jours/7 et 24h/24. Il suffit que vous circuliez ou que vous soyez garé près d’une zone passante
Google my buisness
Pour commencer nous allons parler de la fiche google my buisness. Cet outil vous permet de mettre en avant le profil et le site Web de votre entreprise dans la recherche Google et sur Google Maps (très utile pour une recherche de client proche géographiquement).
Google My Business permet d’intégrer à votre fiche des photos et des vidéos, que ce soit de votre établissement en lui-même ou de vos services de secrétaire. C’est une fonctionnalité qui va donner un côté beaucoup plus attrayant à votre entreprise. Voyez-la comme une sorte de vitrine digitale.
L’e-réputation est au cœur de la stratégie de consommation. Aujourd’hui, de plus en plus de consommateurs se renseignent sur les produits et services. D’après une étude de SEO tribunal, 86% des internautes recherchent des avis sur internet.
Les réseaux sociaux
Être présent est actif sur les réseaux sociaux est une bonne pratique à condition de les utiliser correctement. Prenez le temps de vous poser les bonnes questions. Ou sont mes prospect ? Qu’est ce que je souhaite publier ? Sur quels réseaux ? Il existe énormément de réseaux sociaux, certains sont des réseaux professionnels (Viadeo, LinkedIn) d’autres ciblent le grand public (Facebook, Twitter, Instagram ..)
Les astuces de notre community manager :
- Concentrez-vous sur pas plus de 2 réseaux pour être efficace et ne pas vous éparpiller. L’idéal serait de choisir un réseau pro et un personnel. Linkdeln et Instagram et/ou Facebook sont les bons alliés.
- Sur vos pages ou comptes professionnels tâchez de soigner votre image, n’étalez pas votre vie privée.
- Évitez les fautes de grammaire et d’orthographe.
- Postez des informations intéressantes et pertinentes. La qualité et la pertinence prime sur la quantité.
- Soignez la qualité de vos visuels ( on évite les images non libre de droit avec un filigrane)
- Créer une page professionnelle : faites attention à bien la distinguer de votre compte personnel
Site internet et newsletter
Votre site Web doit être bien construit et répondre aux normes de référence. Le CMS n’a pas d’importance (WordPress, Wixx), mais il doit être responsive : cela signifie qu’il est optimisé pour l’affichage sur les tablettes et les smartphones.
Créer votre site vitrine professionnel complet et structuré :
- Les prestations et services que vous proposez par votre activité de secrétaire
- Une page de présentation : afin que l’internaute sache qui vous êtes, votre expérience et votre valeur ajoutée en tant que professionnel
- Un moyen de vous contacter : numéro de téléphone, adresse mail ou formulaire de contact
- Des avis et témoignages de la part de vos clients : un client satisfait de votre travail et le meilleur moyen de convertir un nouveau prospect
- Un call to action incitatif : il s’agit d’un bouton qui permet à l’internaute de manifester son intérêt et de faire appel à vos services. Vous pouvez par exemple inclure un bouton “contacter”, “prendre rendez-vous” ou encore “demander un devis gratuit”.
Et s’il est bien référencé, ce sont les clients qui viendront vous chercher. N’hésitez pas à vous faire aider par un professionnel de site web et du référencement SEO.
Si vous ne consacrez pas d’efforts actifs au développement de votre newsletter, vous manquez un outil essentiel pour fidéliser les clients de votre entreprise. Il est important de souligner qu’il ne s’agit pas de collecter de manière abusive des adresses e-mail sans le consentement des personnes, mais plutôt d’envoyer régulièrement une newsletter sur des sujets d’actualité liés à votre entreprise.
Il est crucial de vous assurer d’être en conformité avec le RGPD avant d’entreprendre cette démarche.
En résumé, comment une secrétaire freelance peut trouver des clients
Tout d’abord, il est important d’appliquer la « règle des 3 cercles » en mobilisant son entourage, les connaissances de son entourage et les internautes inconnus. Ensuite, il est possible de participer à des réseaux d’affaires professionnels tels que le BNI, des salons professionnels et des espaces de coworking. Les recommandations clients et la visibilité dans les journaux locaux, la communication print et la signalétique de voiture peuvent également être des moyens efficaces pour se faire connaître.
La téléconsultation, tout ce qu'il faut savoir !
La téléconsultation se développe en France depuis le 15 septembre 2018. Après plusieurs tentatives infructueuses, vous n’avez pas trouvé de rendez-vous chez votre médecin. Vous avez donc opté pour la téléconsultation !
La téléconsultation qu'est-ce que c’est ?
La téléconsultation est une consultation réalisée à distance d’un patient par un médecin (généraliste ou de toute autre spécialité médicale), le patient pouvant être assisté ou non, à cette occasion, par un autre professionnel de santé (exemple : médecin, infirmier, pharmacien…).
Le développement des solutions de télémédecine est un enjeu important afin de favoriser l’accès aux soins. La téléconsultation facilite la prise en charge des patients ayant des maladies chroniques, des problèmes de mobilités ou vivant dans des déserts médicaux.
Qui peut pratiquer une téléconsultation ?
Tout médecin peut vous proposer une téléconsultation, quelle que soit sa spécialité, son secteur d’exercice ou son lieu d’exercice, en ville ou en établissement de santé (cabinet de ville, maison de santé pluriprofessionnelle, centre de santé, Ehpad, hôpital, clinique…). Elle peut être réalisée partout en France métropolitaine et dans les départements et régions d’outre-mer (Dom) ainsi qu’à Mayotte.
La téléconsultation doit s’inscrire dans le respect du parcours de soins coordonné, ce qui suppose que vous ayez été orienté initialement par votre médecin traitant vers le médecin téléconsultant. La téléconsultation avec un médecin spécialiste devra donc être réalisée après orientation par un médecin (en général votre médecin traitant).
Médecin généraliste
Dentiste
Juriste
Ubiclic ce n'est pas que de la santé
Ubiclic la plateforme de téléconsultation
et de prise de rendez-vous pour tous !
Comment fonctionne la téléconsultation Ubiclic ?
Prenez rendez-vous en ligne
Connectez-vous sur Ubiclic. Recherchez une spécialité puis choisissez le praticien et l'horaire qui vous conviennent. Cochez l’option téléconsultation et validez votre rendez-vous (vous recevrez un mail/SMS de confirmation.). Lorsque vous validerez votre rendez-vous, une empreinte bancaire sera réalisée.
Téléchargez vos documents de santé
La téléconsultation offre la possibilité d'obtenir une ordonnance numérique après un examen médical virtuel. Cette approche de prescription présente des avantages significatifs tels que l'incapacité de falsifier le document et un gain de temps considérable.
Effectuez votre téléconsultation
Connectez-vous à votre compte Ubiclic, dans l’onglet mes rendez-vous, vous pouvez voir une caméra verte qui clignote. En cliquant dessus vous arrivez dans la salle d’attente virtuelle de votre téléconsultation. Autorisez l’accès à votre micro et à votre caméra.
Connectez-vous à la salle d’attente 15 min avant le démarrage de la téléconsultation.
Le remboursement d’une téléconsultation
Les consultations en ligne sont éligibles au remboursement de l'Assurance Maladie. Chez Ubiclic, il est également possible de bénéficier du tiers payant en consultant des médecins qui le pratiquent, ce qui signifie que vous n'aurez pas à avancer les frais, à condition d'être inscrit à la Sécurité sociale et de disposer d'une complémentaire santé.
Avant de débuter la téléconsultation, le médecin traitant ou généraliste est dans l’obligation de recueillir le consentement de son patient. D’autre part, il est nécessaire de préciser que chaque médecin est tenu au secret médical, que la consultation ait lieu dans un cabinet ou sur Internet, le professionnel de santé doit impérativement assurer la confidentialité de vos échanges.
Les avantage de la télémédecine
La télémédecine, une réponse aux déserts médicaux
La télémédecine peut être une réponse aux déserts médicaux, qui sont des zones géographiques où les professionnels de la santé sont peu nombreux ou absents. Dans ces zones, l’accès aux soins de santé est souvent limité, ce qui peut entraîner des conséquences graves pour la santé des populations qui y vivent.
La consultation en ligne, une réponse aux problèmes de mobilité
Les personnes qui n’ont pas la possibilité de se déplacer peuvent désormais obtenir un avis médical, notamment les personnes qui résident en région rurale.
La réduction du temps passé en salle d’attente
Plus besoin d’attendre dans une salle d’attente d’un médecin où les virus peuvent circuler. La téléconsultation vous permet de voir un médecin dans le confort de votre domicile. La téléconsultation est perçue comme un moyen efficace pour réduire les risques de contamination dans les salles d’attente des praticiens.
Une meilleure qualité de soins
La télémédecine peut également améliorer la qualité des soins en permettant aux professionnels de la santé de collaborer plus facilement et de partager des informations médicales importantes en temps réel.
En pratique, qu’en pensent les Français ?
- Renouveler une ordonnance médicale 83% (+5 points par rapport à janvier 2020).
- Demander un conseil médical (79%).
- Lorsqu’ils sont loin de chez eux (77%, +3 points).
- Un problème de santé qui leur semble peu grave (76%, +6 points).
- Lorsque leur médecin traitant n’est pas disponible (75%, +4 points).
Les questions courantes autour de la téléconsultation
Le patient peut être accompagné d’un proche ou d’un membre de sa famille, au cours d’une consultation en ligne. En revanche, notamment pour des questions de facilité de paiement, un seul patient pourra profiter d’une consultation médicale via un service de télécommunication. Le rendez-vous concerne donc une seule personne à la fois.
Avec l’accord préalable du patient, le médecin peut tout à fait réaliser la consultation accompagnée d’un autre professionnel de santé : un pharmacien par exemple, un infirmier, ou encore un professionnel de santé dépendant d’un EHPAD également.
La connexion internet est importante afin de pouvoir réaliser une téléconsultation de qualité, éviter des bugs et limiter le risque de coupure ou d’interruption.
Il est nécessaire d’avoir un débit supérieur à 2 Mbps. C’est le cas de 99% des connexions ADSL et 100% des connexions en fibre optique.
Vous pouvez vérifier votre débit internet
Tout appareil permettant de faire un échange vidéo est suffisant, c’est l’unique matériel indispensable. Cet échange peut se faire par ordinateur, tablette et smartphone
ARCEP, la nouvelle réglementation et son impact
Avec le décret n°2022-1583, publiée le 05/09/2022 des changements sont à prévoir dans le plan de numérotation.
Les objectifs mis en avant par l’Autorité de régulation des communications électroniques (ARCEP) :
- Accompagner l’innovation et les nouveaux usages
- Renforcer la protection des utilisateurs contre les fraudes et abus
- Éviter la pénurie de numéros et répondre aux besoins croissants des entreprises françaises
Une dégéographisation des numéros de téléphone fixe
Depuis 2020, il est possible de garder un numéro fixe lors d’un déménagement uniquement si vous restiez dans la même zone géographique. Et depuis janvier 2023 il est possible de déménager n’importe où en France métropolitaine tout en gardant son numéro fixe.
À noter : Le dézonage des numéros ne concerne que la France métropolitaine.
Pourquoi ces changements ?
Depuis 2015, chaque numéro est relié à un RIO (relevé d’identité opérateur) afin de faciliter son identification comme les lignes mobiles. Cette évolution a été rendue possible par la généralisation de la voix sur IP (VoIP) pour les appels de téléphonie fixe, qui a levé des contraintes géographiques.
- Pour les particuliers, l’Arcep estime qu’environ la moitié des déménagements se font en changeant de zone. Quelques kilomètres jusqu’à la ville voisine d’un autre ZNE suffisaient pour perdre le numéro de téléphone.
- Pour les entreprises, l’obligation de changer de numéros lors d’un déménagement apparaît particulièrement pénalisante pour leurs activités. Désormais, une entreprise peut continuer à asseoir une présence locale même en déménageant.
Prospection téléphonique et plan de numérotation 2023
Pour un démarchage commercial plus sain
Depuis le 1er janvier 2023, l’utilisation des identifiants 06 et 07 est exclusivement réservée aux services de communications interpersonnelles. Les entreprises ne doivent pas utiliser ces numéros pour gérer les relations avec les clients ou pour des appels commerciaux.
La raison pour laquelle chaque numéro de téléphone est relié à un RIO est de faciliter l’identification de l’expéditeur et du destinataire d’un appel ainsi que de prévenir la pénurie de numéros mobiles.
Booster sa présence locale et son taux de décroché
Malgré ces limitations, en tant qu’entreprise il vous est possible de vous procurer des numéros localisés correspondant aux zones que vous souhaitez. Vous pourrez ainsi booster votre présence locale auprès de vos clients B2B dans les régions de votre choix.
À partir de mars 2023, le démarchage téléphonique sera interdit les week-ends et les jours fériés. En semaine, il ne sera autorisé qu’entre 10 et 13 heures et entre 14 et 20 heures. Autre nouveauté, un professionnel ne pourra plus contacter un même consommateur par téléphone plus de 4 fois en 30 jours. Et il devra attendre 60 jours avant un nouveau coup de fil en cas de refus explicite.
Quels sont les impacts pour les centres de contacts ?
Une catégorie de numéros spécifiques (0937 à 0939) va être mise à disposition pour les communications entre les « plateformes techniques » et leurs clients.
Par exemple : les numéros 09 pourront être utilisés pour des communications « éphémères », comme la livraison de colis.
Renforcement des exigences pour les sociétés étrangères qui souhaitent des numéros français
Il sera compliqué pour une entreprise étrangère d’obtenir un numéro français, en effet une relation « stable » avec la France est nécessaire. Des critères similaires à ceux utilisés pour le roaming seront utilisés pour déterminer si l’attribution d’un numéro français est légitime. Ces critères sont actuellement flous, mais devraient être clarifiés prochainement.
Retrouvez ici le NPN (Nouveau Plan de Numérotation) de l’ARCEP.
CGV, RGPD, les documents obligatoires. Soyez prêt(e) pour vos premiers clients.
En tant que secrétaire indépendante, vous avez créé votre business plan, choisi votre statut juridique et tout ce qui l’accompagne, mais avez-vous songé aux documents administratifs à fournir à vos clients ? Vous en avez probablement déjà entendu parler, dans cet article nous allons parler des CGV et des RGPD..
Qu’est-ce que les conditions générales de vente (CGV) ?
Les CGV se caractérisent par un document ayant pour principale but d’encadrer les relations contractuelles entre un professionnel et ses clients. Elles doivent être fournies à tous clients réalisant la demande, en l’absence de réclamation leur communication n’est pas obligatoire. Cependant, elles devront apparaître dans les documents contractuels ( bon de commande, devis, contrat) ou publicitaires( PLV). Un manquement à une telle obligation est sanctionné.
Les CGV informent les clients (particuliers comme professionnels) des conditions avant toute transaction et pose les bases de négociation entre les deux parties.
Le format des CGV n’est pas imposé par la loi, cependant il est obligatoire de les présenter par écrit et de les faire signer par le client. Dans le cadre d’une prestation de service en ligne, la loi impose que les conditions générales de vente puissent être téléchargées et imprimées.
Attention : Les CGV doivent être adaptées à l’activité du professionnel qui les rédige. Ainsi, les conditions générales de vente ne seront pas les mêmes selon que le professionnel exerce une activité de vente de marchandises ou de prestation de services.
Les CGV sont rédigées avant tout dans une logique d’information du client. Néanmoins, leur importance diffère selon que le vendeur contracte avec un consommateur ou avec un professionnel. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’une relation commerciale entre professionnels, les CGV précisent les modalités du prix des biens et services vendus, évitant ainsi les litiges lors de l’exécution du contrat.
Vous souhaitez optimiser votre prospection téléphonique ?
Comment bien rédiger ses CGV ?
La rédaction des Conditions Générales de Ventes est une mission difficile quand on se lance. Pas forcément à l’aise avec les termes juridiques, peu ou mal informés, certains ont tendance à copier les CGV sur d’autres sites.
Attention ! Toute reproduction des CGV d’un site tiers par copier-coller expose le micro-entrepreneur à des sanctions sur le fondement de la contrefaçon. Il est préférable d’utiliser un modèle personnalisable.
Pour vous éviter ce type de déconvenue et vous faciliter la tâche, voyons ensemble quelques bonnes pratiques. Je précise par avance que les informations de cet article n’ont qu’une valeur indicative et ne sauraient dispenser d’un conseil juridique.
Les clauses obligatoire de vos Condition Générale de Vente et prestation de service :
- Son identité et ses coordonnées.
- Les caractéristiques principales du service.
- Les barèmes de prix unitaires, méthode de calcul du prix ou un devis suffisamment détaillé.
- Les conditions de règlement, le délai de paiement et des pénalités de retard ainsi que le montant des indemnités.
- Éventuelles réductions de prix et conditions d’escompte.
- Les délais d’exécution de la prestation.
- Les modalités de règlement des litiges.
- Les modalités du droit de rétractation (La loi Hamon offre au consommateur en ligne un délai de rétractation de 14 jours. )
A noter : vous avez tout à fait le droit d’imposer des CGV distinctes pour chaque catégorie d’acheteurs (grossistes, détaillants…)
CGV et contrat de prestation de service : quelle différence ?
Les CGV comme leur nom l’indique établissent un cadre général qui s’applique donc par défaut. A contrario, le contrat de prestation de service prend tout son sens lorsque la prestation déroge aux conditions des CGV. Spécifique à un contrat et à une prestation spécifique, il permet de modifier/compléter les CGV.
Le prestataire de service donc vous secrétaire indépendante devait préciser dans le contrat que ces dispositions prévalent sur les CGV.
Exemple : modification des tarifs d’une prestation, changement des délais d’exécution, du délai de paiement etc. Retrouvez ici un exemple de modèle de contrat de prestation de service.
Les RGPD c’est quoi ?
Le sigle RGPD signifie Règlement Général de la Protection des Données, il encadre le traitement des données personnelles dans les pays membres de l’Union Européenne depuis le 25 mai 2018. Il harmonise les règles en Europe en offrant un cadre juridique unique aux professionnels. Toutes les entreprises doivent donc s’y conformer, et celà vaut pour les multinationales comme pour les entreprises individuelles.
Les données personnelles vous en entendez souvent parler mais savez-vous réellement de quoi il s’agit ?
La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) définit comme donnée personnelle « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». En tant que secrétaire indépendante vous avez accès à de nombreuse données personnelles de vos clients (nom, adresse, mail etc). Vous devez prouver l’usage que vous en faites.
Les données doivent être :
- traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée
- collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes
- conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
- traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite
Comment bien rédiger ses RGPD?
1/ Désignez un capitaine (Délégué à la protection des données)
Pour commencer nous recommandons la nomination d’un délégué, ce n’est cependant pas obligatoire. Avoir un seul interlocuteur facilite le dialogue avec les autorités en charge et facilite l’accès aux informations en cas de litige.
Quand on est indépendant, c’est bien sûr une seule et même personne qui va gérer les actions à mener.
3/ Hiérarchiser les actions
Sur la base du recensement vu précédemment il faut désormais prévoir votre plan d’attaque.
Cette priorisation peut être menée en fonction des risques que font peser vos traitements sur les libertés des personnes concernées.
Point d’attention quels que soient vos traitements:
- Cesser la collecte de données si elles ne sont pas nécessaires à la finalité recherchée
- Prévoyez les modalités d’exercice des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, droit à la portabilité, retrait du consentement…)
- Vérifiez que vos sous-traitants connaissent leurs nouvelles obligations et leurs responsabilités, assurez-vous de l’existence de clauses contractuelles rappelant les obligations du sous-traitant en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles traitées.
- Passer en revue les données stockées et prévoir de les supprimer dans les délais.
Nous vous recommandons la plus grande vigilance si vous traitez les données suivantes :
- Concernant la santé ou l’orientation sexuelle.
- D’infraction ou de condamnation pénale.
- Des données concernant des mineurs.
- Si vous transmettez des données hors Union Européenne.
2/ Réalisez un inventaire des données
En vue d’être conforme à la réglementation, il peut être intéressant de recenser de façon précise les traitements de données personnelles que vous mettez en œuvre. N’oubliez rien, tous les services récoltant des données doivent y passer : commerciales, ressources humaines, communication etc.. Autrement dit, vous allez classer les informations en fonction de la finalité du traitement des données ou encore par durée de conservation.
4/ La maîtrise des risques
Maintenant que vous avez récolté et identifié les données susceptibles d’entraîner des risques, il va falloir réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
Une AIPD contient :
- Une description du traitement étudié et de ses finalités.
- Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité des opérations de traitement au regard des finalités
- Une évaluation des risques pour les droits et libertés des personnes concernées les mesures envisagées pour faire face aux risques.
La CNIL a élaboré une méthode et un catalogue de bonnes pratiques qui vous aident à mener une AIPD et déterminer les mesures proportionnées aux risques identifiés.
Un logiciel PIA, en version Beta, facilite la formalisation de cette analyse.
Retrouvez une étude de cas dans le milieu de l’imagerie médicale réalisée par le Club EBIOS.
5 / Documenter la conformité
Une politique de sécurité et de confidentialité des données est-elle définie ? Il s’agit ici de fournir toutes les preuves nécessaires à la bonne sécurité des données. Cela peut passer par l’installation d’un serveur entièrement sécurisé, par le cryptage ou le chiffrement des données, par le contrôle d’accès des utilisateurs, par des mesures de traçabilité, ou encore par la sauvegarde des données. Il s’agira également de s’assurer que tous vos partenaires et sous-traitants respectent bien ce point également, car à défaut et en cas de problème, vous serez tenus pour responsable.
Secrétaire indépendante : ce que vous devez absolument savoir
Le marché du secrétariat connaît actuellement d’importantes évolutions. De plus en plus d’entreprises de tous secteurs d’activité confondus, ont fait le choix d’externaliser la gestion de leurs tâches administratives. Faire appel à une secrétaire indépendante est un véritable atout pour une entreprise. En effet, cela lui permet un gain de temps et d’argent. C’est donc un métier tout à fait porteur qui a de beaux jours devant lui.
Secrétaire indépendante, découvrez le métier
Les missions d’une télésecrétaire
Les NTIC et le digital permettent aujourd’hui aux secrétaires indépendantes de prendre en charge une multitude de tâches, certaines seront très simples et quotidiennes là où d’autres seront plus ardues. Ces tâches peuvent être effectuées à distance via le cloud, un CRM dédié, ou sur site. C’est parti pour un tour d’horizon des missions possibles de la secrétaire indépendante.
- La permanence téléphonique : les secrétaires peuvent être amenées à traiter les appels entrants du Service Après Vente ou de support. Elle devient alors la voix de l’entreprise et à ce titre, il convient d’être formé aux produits afin d’apporter une réponse pertinente au client. Et surtout de ne pas les induire en erreur.
- La programmation de rendez-vous : une des missions communes et connues. Dans cet exercice, il est important de conserver son sang-froid face à des clients toujours plus exigeants, avoir l’esprit agile afin d’apporter des alternatives à leurs demandes.
- Le suivi de facturation et la relance des impayés : une tâche très demandée notamment chez les Start-ups. Souvent en effectif réduit et au moyen limité, ses missions sont d’une importance capitale.
- Soutien aux équipes RH : un service qui en englobe plusieurs, en effet cela peut se traduire par du tri de CV, de la prise de contact menant à un entretien, mais également sur l’aspect administratif via l’envoi des briefs d’entretiens et envoi des réponses aux candidatures.
Cette liste présente un aperçu des services proposés par les secrétaires indépendantes, d’autres peuvent s’y ajouter en fonction des compétences de celles-ci.
Les savoirs fondamentaux de la profession
Les savoir-faire incontournables.
Il est d’usage courant d’appeler le savoir-faire les hard skills (la rubrique compétences sur votre CV). Devenir secrétaire indépendante ne demande théoriquement aucun diplôme.
Il lui est néanmoins possible de valoriser ses expériences au travers du VAE afin de rassurer d’éventuels prospects. Il est important pour la télésecrétaire d’avoir une appréciation au plus proche de la réalité, cela évite ainsi de perdre du temps sur des démarchages infructueux.
Il est conseillé de suivre une formation en gestion administrative et secrétariat afin d’apparaître plus fiable auprès de vos clients et de les rassurer quant à vos connaissances et à vos qualifications professionnelles.
Voici une liste non-exhaustive des compétences attendues par vos futurs clients :
– Savoir utiliser les outils bureautiques
– Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
– Savoir gérer les situations d’urgence
– Savoir rendre compte de son activité
Les savoir-être indispensables.
Les savoirs-être communément appelés les soft skills, ils désignent des compétences comportementales, le plus souvent acquises en dehors de la sphère scolaire ou professionnelle. Les secrétaires indépendants doivent avoir certaines qualités et compétences pour pouvoir répondre aux besoins de sa clientèle, elle doit notamment :
- se montrer flexible et polyvalente : de par la grande variété de services proposés, il est important de pouvoir faire preuve d’adaptabilité, de polyvalence. En effet, elle sera souvent amenée à changer de sujet du tout au tout.
- être organisée : une organisation à toute épreuve permet à la secrétaire indépendante de tenir plus aisément ses deadlines et de mieux gérer le stress des missions. De plus, une bonne organisation facilite les échanges ainsi que le reporting de son activité.
- avoir le sens du relationnel : le sens du relationnel est une compétence majeure pour la profession, savoir quand parler et quand se taire, être capable de s’adapter à son interlocuteur. De plus une secrétaire indépendante représente sont employeur et doit donc en toutes circonstances s’exprimer de façon claire et polie.
- être autonome : être indépendant exige une certaine autonomie, en effet dépendre d’un tiers dans la gestion d’une problématique peut vite devenir problématique dans la gestion des délais et du stress.
Les outils essentiels de la télésecrétaire.
Les outils informatiques
Devenir secrétaire indépendante n’exige pas d’investissement de base, je parie que vous l’avez déjà entendu quelque part celle-là. Il est vrai que les sommes ne sont pas très élevées, mais on ne peut pas pour autant dire qu’elles soient nulles. Pour exercer votre activité dans les meilleures conditions nous vous recommandons d’acquérir les éléments suivants :
- Un ordinateur. Si vous êtes amené à vous déplacer sur site, il peut être recommandé de prendre un ordinateur portable. Un ordinateur, mais de quelle puissance avez-vous besoin ? Cela va dépendre des services que vous proposez et de ce fait de la puissance requise par vos logiciels. L’ordinateur s’accompagne bien évidemment d’un clavier et d’une souris.
- Une chaise confortable. Choisir la bonne chaise de bureau vous aidera à éviter beaucoup de soucis de santé au fil du temps. Pour plus d’informations sur le sujet, nous avons rédigé un article qui vous dit tout !
- Une connexion internet haut débit, la qualité de vos appels s’en trouve directement affectée.
- Un bon micro et un bon casque. Vous allez passer de longues heures au téléphone alors autant être confortablement installé. Nous recommandons l’usage d’un casque sans fil vous permettant de vous déplacer et d’avoir les mains libres pour de la prise de notes par exemple.
- De clés USB ou de disque dur externe pour stocker toutes vos données.
Un logiciel de permanence téléphonique performant
Le critère principal dans le choix de votre logiciel de téléphonie et son adéquation à vos besoins. Plus élaboré qu’une solution de téléphonie d’entreprise, il s’agit d’un outil informatique qui vous permettra de gérer les appels téléphoniques (appels entrants, appels sortants, gestion d’agenda, etc.) afin d’optimiser votre performance.
Une messagerie instantanée
L’ajout d’un canal de messagerie permettant une plus grande fluidité dans le transfert de l’information. Elle peut également comprendre une fonction d’envois de fichier léger afin de permettre davantage d’instantanéité.
La remonté de fiche contact
Récupérez des informations sur les appels entrants. Grâce à la remontée de fiche, bénéficiez de toutes les informations nécessaires sur l’appelant avant même de prendre l’appel et ainsi personnaliser l’échange téléphonique.
Un outil statistique performant
Un module vous permettant d’analyser dans les moindres détails vos appels. Récoltez des statistiques pertinentes sur vos appels et vos performances. La possibilité de trier les statistiques par utilisateurs ou groupes d’appels afin de créer des rapports personnalisés. Un outil de supervision vous offrant une vision globale des informations les plus importantes en un coup d’œil. Et bien évidemment l’ensemble des statistiques peuvent être exportées afin de justifier votre activité.
